El sistema GDE no distingue roles o jerarquías, sino que funciona a través de permisos de acceso por persona usuaria y/o por repartición.
El sistema replica la estructura administrativa de los organismos en unidades que se denominan REPARTICIONES. Podes acceder al listado en el siguiente enlace: Reparticiones habilitadas
El buzón de tareas es una sección dentro del sistema donde los usuarios reciben y gestionan sus tareas y notificaciones relacionadas con documentos o expedientes.
Un Revisor es un usuario que revisa un documento previo a que otro usuario lo firme. Cada usuario puede asignarse un revisor permanente desde los “Datos Personales”.
También cuando se produce un documento de firma conjunta se puede indicar un revisor para alguno/s usuarios firmantes.
Cada documento firmado va a ser identificado por su numeración. El número se asigna cuando el documento tuvo la última firma. En ese instante pasa de ser tarea a GEDO
A esta identificación se la llama número GDE:
NO – 2024 – 00002754 – JUS-ASLEG#ADGPJ
NOTA – AÑO – NÚMERO – REPARTICIÓN QUE LA ORIGINÓ
Si se da inicio a una tarea y luego es derivada a alguien más para continuar con su confección (ya sea para producir, revisar o firmar), esa tarea desaparecerá del buzón de Tareas Pendientes de ese usuario y pasará a quedar depositado en el buzón de aquel que fue definido como destinatario.
Sí, se puede buscar un documento generado en otra repartición. Para ello, se debe contar con el número GDE o usando los filtros de consultas de los diferentes módulos.
Si, el supervisado debe configurar en sus datos personales a un Superior Jerárquico.
Sí. En el sistema GDE queda registro de todas las intervenciones de las personas usuarias que hayan actuado sobre la confección, revisión y firma del documento. En la pestaña “Historial” puede consultarse la persona usuaria, la actividad realizada, la fecha y la hora y si han dejado un mensaje en su intervención.
Sí. La información es abierta y de carácter público, siempre y cuando se cuente con el número GDE completo de la documentación requerida. Es importante conocer con precisión dicha información, ya que los motores de búsqueda del sistema requieren todos los campos para funcionar.
Una vez creados los documentos (la generación y protocolización del mismo se produce al momento de su firma), estos no pueden ser modificados en forma parcial o total, quedando sellado por completo su contenido. Todo documento creado en GDE, queda almacenado en el Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO), de modo que no se eliminan del sistema. Los documentos una vez firmados, no pueden ser eliminados.
En la pestaña “Consulta”, la persona usuaria puede buscar aquellos documentos que ha confeccionado en la opción “Documentos firmados por mí” teniendo disponible la fecha “desde/hasta”. También, puede consultarlos a través de la opción “Firmados en mi repartición”.
Un archivo de trabajo funciona como un documento complementario al documento oficial, a modo de consulta o ejemplo. El archivo de trabajo nunca llevará firma, por lo tanto, no tendrá carácter oficial. El archivo embebido, en cambio, forma parte del documento y será considerado oficial.
Se utilizan los Archivos de Trabajo, cuando quiero agregar documentación aclaratoria al receptor del documento. Uso Archivos Embebidos, cuando estos SON parte del documento a generar. (ej. anexos)
Si el usuario va a estar ausente durante un período, debe gestionar en datos personales el periodo de licencia. Las tareas que se le envíen al buzón en ese período son redireccionadas al apoderado que informé y las firmas salen con una leyenda que dice “APODERADO”